Pukö Döngüsü Nedir? Hangi Aşamalardan Oluşur?

Pukö Döngüsü Nedir? Hangi Aşamalardan Oluşur?

İş sağlığı ve güvenliğinin yaygınlaştığı yıllarda en fazla duyulan terimlerden bir tanesi de Pukö döngüsüdür. Peki pukö döngüsü nedir? Bir iş yerindeki çalışma düzeninin doğru bir şekilde ilerleyişini,  ilerleyişin devamlılığını sağlayan sistematik çalışma şeklidir.

İlk olarak, Walter Shewhart tarafından önerilmiş, ilerleyen dönemlerde William Edwards Deming tarafından geliştirilmiştir. İngilizcede PDCA ( Plan – Do – Check – Action) olarak ifade edilen pukö döngüsü faktörleri baş harflerinden oluşan “planla – uygula – kontrol et -  önlem al”dır.

Sistem uygulanırken, çalışma ortamında sorun çıksın diye beklenmez. Ortaya çıkabilecek tehlike ve risk ihtimalleri önceden belirlenerek, risk ortamının oluşmamasına yönelik çalışmalar yapılır.

• İmal edilen ürünleri, çalışan personeli, verilen hizmetleri sürekli olarak iyiye götürüyor olması,

• İyileşmenin sürekliliğini sağlaması,

• Mükemmelliği hedefliyor olması,

• Problem çözümlerine yardımcı olması,

• Planlı çalışma ve ekip çalışmasını teşvik edici olması

 ‘’pukö döngüsü yaraları’’ olarak sıralanabilir.

Pukö Döngüsü Aşamaları Nelerdir?

Pukö döngüsü, adından da anlaşılacağı gibi tekrarlayarak devam eden aşamalı bir sistemdir. Pukö döngüsü aşamaları nelerdir? Detaylandırarak, incelemek gerekirse:

1. Planla: Döngünün ilk aşamasıdır. Öncelikli olarak yapmanız gereken, planlama süresinin ne kadar olacağına karar vermektir. Süre belirlendikten sonra neler yapmanız gerektiğini planlarsınız. Sizi en başarılı çalışma düzenine götürecek yolları tespit edersiniz. Görev dağılımının doğru yapılması plan aşamasından sonraki aşamalarda daha kolay ilerlemenizi sağlar. Plan aşamasının doğru bir şekilde gerçekleşmesi sonraki aşamaların maliyetlerini azaltma açısından da önemlidir. Plan aşamasını oluştururken birtakım soruları baz alarak ilerlemeniz küçük ama emin adımlar atmanıza yardımcı olur.

Planlamanızı yapmadan önce:

• Çözülmesi gereken temel mesele nedir?

• İhtiyacınız olan kaynaklar nelerdir?

• Mevcut kaynaklarınız nelerdir?

• Var olan kaynaklar eşliğinde hangi sorunları çözümleyebilirsiniz?

• Planın amacına ulaşabilmesi için gereken koşullar nedir?

• Planlamayı yaparken hedefiniz nedir? (Koyacağınız hedefin gerçekçi olması, motivasyon ve verim artışı için önem arz eder.)

gibi sorular başarıya giden yolu kısaltacaktır.

2. Uygula: ikinci aşamadır. Planlamanızı yaptıktan sonra harekete geçmeye hazırsınız demektir. Oluşturduğunuz plandaki her adımı, uygulamaya dökeceğiniz aşamadır. Ama unutmayın ki uygula aşamasında, planlama aşamasında öngöremediğiniz sorunlarla karşılaşmanız da olasıdır. Bu aşamada en önemli unsur ekipte görev alan herkesin görev ve sorumluluklarının bilincinde olmasıdır. Ekipteki her birey üstlendiği rolü hakkı ile yerine getirebilecek bilinçte ise öngörülemeyen sorunlar da halledilebilir. Uygulama aşamasının sonuçlarını yakından takip etmek, kontrol aşamasındaki faaliyetlerinizi kolaylaştıracaktır.

3. Kontrol Et: Üçüncü aşamadır. Pukö döngüsünün en önemli aşaması kontrol et aşamasıdır. Planlama aşaması uygulanırken, sıkça karşılaşılan hatalardan uzak durmak, iyileştirme işlemini başarıya götürmek istiyorsanız ‘kontrol et’ aşamasında çok dikkatli olmalısınız.

İlk aşama olan ‘planla’nın nasıl yürütüldüğünü gözlemlemeniz, planınızın nasıl ilerlediğini denetlemeniz gerekir. Denetleme sonucu herhangi bir sorun ile karşılaştığınız takdirde sorunun kaynağının ne olduğunu, çözüm yolunun ne olması gerektiğini belirlemeniz gerekir.

Planla aşamasında koyduğunuz hedefin başarısını görebileceğiniz aşama; kontrol et aşamasıdır. Hedefiniz istediğiniz başarıya ulaşmışsa doğru yoldasınız demektir. Döngünüzü standartlaştırabilirsiniz.

4. Önlem Al: Dördüncü ve son aşamadır. Planla – Uygula - Kontrol et aşamalarında birtakım sapmalar ve sorunlar ile karşılaşmanız halinde, problemlerin bertaraf edilmesi ya da minimuma düşürülmesi doğrultusunda faaliyete başlamalısınız. Önlem yöntemleriniz istediğiniz sonucu vermiş ise yönteminizi sabitleyebilir, döngünün ilk aşamasını tekrar uygularken planlamanızı etkili yöntemi dahil ederek yapabilirsiniz.

İlk üç aşamayı gerçekleştirdikten sonra çalışmalarınız başarı ile belirlediğiniz hedefler doğrultusunda ilerliyorsa döngüyü aynı şekliyle uygulamaya devam edebilirsiniz.

Pukö Döngüsü Örnekleri

Pukö döngüsünden bahsedilirken merak edilen konulardan biri de “pukö döngüsü nerelerde kullanılır?” sorusunun yanıtıdır. Meslek dallarının hemen her alanında kullanılabileceği gibi gündelik hayatınızın rutin işleyişinde de kişisel gelişim sağlamak amacı ile bile kullanılabilir. İş yaşantısı ve günlük hayatınızı aynı sistem ile yürütmek pek çok alanda sizi başarıya götürebilir. Nasıl mı? Dilerseniz bu konuyu pukö döngüsüne örnekler vererek açıklayalım.

• Örnek 1- Bir restoran sahibi olduğunuzu düşünelim. (Planla) Restoranınızda menüde hangi yemekler olsun istiyorsunuz? (Uygula) Restoranınızda görev yapan aşçılara yemekleri yaptırdınız. (Kontrol et) Yapılan yemeklerin tadına baktınız. Yapılan yemeklerin tümünü beğendiyseniz aynı standartta devam edebilirsiniz fakat istediğiniz lezzette olmamış ya da eksiklikler fark ettiyseniz önlem al devreye girer.  (Önlem al) Hangi yemeği neden beğenmediniz? Eksik veya fazla neydi? Yemek tekrar yapılırken, sorunları ortadan kaldırarak yapılmasını sağlarsınız.

• Örnek 2- Nitelikli meslek grupları için uygulanabilir. Avukatsınız. (Planla) Müvekkilinizi savunmak için hangi yolu izlemelisiniz? (Uygula) Dava günü savunmanız hazır ve mahkemede uyguladınız. (Kontrol et) Dava lehinize sonuçlandı. Hedefinize ulaştınız.  Savunma yönteminiz doğru devam edebilirsiniz.  Ya da bir şeyler ters gitti davayı kaybettiniz. (Önlem al) Aynı konu içerikli diğer davanızda, farklı bir yol izlemeniz gerektiğini fark ettiniz, savunma şeklinizi değiştirerek davayı kazandınız. Bir sonraki davanızda hangi yolu izleyeceğinizi artık biliyorsunuz.  

• Örnek 3- Bir örnek de gündelik hayattan verelim. Akşam bir partiye davetlisiniz. (Planla) Davete giderken ne giymek istiyor hangi aksesuarları kullanmak istiyorsunuz? (Uygula) hazırladığınız kıyafetleri giydiniz, aksesuarlarınızı kullandınız. (Kontrol et) aynaya baktınız, görüntünüzden memnunsunuz. Partide gönlünüzce eğlenmek için yola çıkabilirsiniz. Şimdi aksini düşünün. Aynaya baktınız, tercih ettiğiniz aksesuarların kıyafetinizde hoş durmadığını fark ettiniz. (Önlem al) Beğenmediğiniz aksesuarları kullanmaktan vazgeçerek başka aksesuarlar denediniz ve bu sefer oldu. Artık hazırsınız. Başka bir davete giderken aynı kıyafeti giymek istediğinizde hangi aksesuarları kullanmanız gerektiğini biliyorsunuz.

Örneklerde de gördüğünüz gibi gündelik hayatınızda da iş hayatınızda da pukö döngüsü hata tekrarını önlemeye yönelik, beraberinde kolaylıklar getiren bir uygulamadır.